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展品运输

                                        展品运输

 


    由于各国海关的情况不同,因此以下的内容仅针对一般情况下的国际展览运输。

    如何将展览品安全、准时、经济地运到参展国的展馆。一般均全权委托外运公司进行(外运公司通常又与其在展地国的运输代理公司合作进行)。按外运公司的要求,展览组织者应提供有关展览品的资料,展览会地址、日期、收件人,以及展览品箱号、唛头、懈装、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等。

应该提醒注意的事项尚有:

    出展运输的操作流程与复杂程度对比于来展运输来讲可谓是有过之而无不及。所属不同行业的参展商所要运输的不同展品根据在不同国家的不同类别展会中,其操作方式和要求也不尽相同。这就需要负责出展运输的展品运输货运代理要具备更高的水平与操作能力。同时由于复杂程度的加深各种不同问题的出现也在所难免现对参展商所最关心的几类问题做一些简单评述。

    展品安全首当其冲

    展品安全顾名思义就是指展品在运输途中的安全问题也是参展商最为关注的问题。根据安全的性质来分具体可分为两类:展品的显性安全问题例如展品在运输途中发生包装破损展品损坏展品遗失等等;另一类为展品的隐性安全问题。例如展品无法在布展前应参展商要求准时送达以致于参展商无法正常布展、参展。这种情况下虽然展品客观上完好无损但是已然失去了参展的意义。

    首先,参展商在备货时,应使用标准、规格的包装箱包装,这也为展品能够安全送达提供了前提条件。如包装箱为纸箱,所提供的包装应适合反复拆装及多次搬运的要求,否则经常会出现展品按时安全送到展位,但包装的纸箱早已支离破碎,无法适应回运的包装要求;如展品为机器设备或货值较高时,应尽量采用免熏蒸、无虫蛀、无腐蚀、无树皮的木箱包装,包装箱内加固要符合运输要求,要有适合机力搬运的底拖存在,不能出现简易包装或无包装。

    其次,以参展商在送货至展品运输代理的指定仓库为例,须要求仓库的相关负责人出具展品入库清单或收据,此为展品顺利送达展品运输代理手中的收货证明。此证明上要注明仓库所收展品的件数、体积、毛重与包装箱状况。在仓库收货时发现包装箱出现裂缝、破损、展品外露等情况,应与展品运输代理负责人沟通要求仓库重新加固、打包,避免出现展品在运输途中出现损坏、遗失。

    展品时效至关重要

    展品时效问题也是展览运输的核心问题集中体现着展品运输的特点。展品运输区别于其他运输业最重要的一点就是展品运输的时效性:展品无论是来展运输还是出展运输在运输操作中必须做到在开展前送到也就是指最晚要在DURATION TIME(展会展览期间)之前送到以便参展商有足够的时间布展。这也从侧面体现第一点的展品隐性安全问题。为了达到展品运输的时效性在展品运输阶段中时间点的操作就需要参展商多加注意。

   1)最晚截止进仓时间

    在运输指南中会明确标示出展品最晚截止进仓时间,所以,参展商要根据此最晚进仓时间来准备展品。万一出现错过最晚进仓时间,参展商应及时与展品运输代理协商其他办法解决,根据实际情况而讲,或推迟最晚进仓时间,或选择第二口岸安排出货,或采取更换运输方式如采用空运、快递等安排运输。
  
2)最晚截止递交报关单据时间

    从现实操作来讲,递交报关单据时间要早于展品进仓库的时间。展品运输代理在收到展品清单或装箱单、发票后,根据展品的中英文名称、商品编码来确定是否货物(是否)可以进口或永久进口到国外。有些国家对于中国某些行业展品是不允许永久进口的,例如摩托车整车在印度不允许进口。在此基础上,参展商应把报关单证备好,及时送达到运输代理要求的指定报关行进行报关事宜。
   
运输服务统筹归划

    运输服务上述三条中都可以涵盖到运输服务的范围中.但这里所提及到的运输服务分为:一、在出展操作中的一般服务具体为展品运输代理与参展商前期的沟通运输指南等资料的传发在操作中单据与货物的的传递与交接展品运输末期的现场协调送货等。二、在出展展品运输的整个流程中危机处理的服务能力问题。由于展品运输的时效性在运输中无论哪一环节出现问题都会推延运输时间为按时送达展品积累风险危机出现的越晚拖延的时间越长展品按期送到展位的风险就越大。

   1)临危不惧考量能力

    在展品运输中,展品运输代理的服务一直是参展商所关心的问题,服务态度、服务水平、危机处理能力等都体现着展品运输代理的综合能力。其中危机处理能力尤为重要,展品运输中出现危机处理得不及时不到位,就会影响到整体展品运输的顺利程度。一般来说无论企业性质如何凡是具有一定规模的公司都具有危机处理能力只是能力的大小有区别。举例来说无论何种原因造成参展商展品耽误船期展品运输代理可以通过重新更改船公司定舱来减少航行时间;更改出运港口出口来缩短航行时间;时间紧迫时通过更改运输方式来加快运输流程等等。所以拖延的时间越长出现危机的时间越晚要求展品运输代理具备的危机处理能力就越强。
  
2)冷静配合处理危机

    在危机到来时无论责任在于谁参展商都应尽量保持镇静积极配合展品运输代理去寻求解决方式切忌急躁急躁只能使双方的关系更不融洽会拖延解决问题的最佳时期往往会导致更加严重的后果等问题解决了在相互协商权责问题也不迟;除此之外参展商也可向其他熟知的展品运输代理咨询谋求支持以便得到其他解决办法。

    多数展会润展国际提供展品运输的服务,并督促运输代理按时将参展样品运至展位,集货时间一般在开展前2个月左右。参展企业须提前准备好参展样品,并填写准确完整的报关清单,提供给运输代理。按照《运输指南》中的时间及时将样品送至集货仓库,润展国际会与运输代理保持密切联系,了解样品运输情况及清关情况。